Behandling af personoplysninger

Til elever og forældre/værge(r) til elever under 18 år¹ 

Orientering om behandling af personoplysninger frem til uddannelsesstart

Som led i optagelsen på Ikast-Brande Gymnasium indsamler og behandler Ikast-Brande Gymnasium personoplysninger om eleven (og elevens forældre/værge(r), hvis eleven er under 18 år), jf. artikel 6 og artikel 9 i persondataforordningen.

De oplysninger, vi behandler om eleven og elevens forældre/værge(r), er dels de oplysninger, som eleven og elevens forældre/værge(r) selv har givet os i ansøgningsskemaet via www.optagelse.dk, dels de oplysninger, eleven og elevens forældre/værge(r) eventuelt selv giver os frem til uddannelsesstart. Hertil kommer informationer fra Team Danmark, hvis eleven søger optagelse som Team Danmark-elev.

Ikast-Brande Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger om eleven og elevens forældre/værge(r) som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, saglig begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler derfor kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde pligter i henhold til gældende lovgivning. Personoplysningerne vil frem til uddannelsesstart blive behandlet i det studieadministrative system Lectio, i ESDH systemet DocuNote samt i forbindelse med oprettelse af Unilogin til eleverne.

Vi behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx oplysninger om elevens adgang til trafik i de it-systemer, eleven brugeroprettes i, idet vi som led i vores systemdrift og - vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og -adfærd i skolens it-systemer.

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om eleven og evt. også elevens forældre/værge(r), fx hvis eleven ønsker skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold.

Ikast-Brande Gymnasiums indsamling og behandling af personoplysninger foregår fortroligt og foretages kun af medarbejdere, som har et sagligt formål hermed.

Videregivelse

Ikast-Brande Gymnasium videregiver kun personoplysninger om eleven og eller elevens forældre/værge(r), hvis det er et krav ifølge lovgivningen, og det i øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores drift og pligter som gymnasieskole.

Modtagere af disse personoplysninger kan da være modtagergymnasiet (hvis eleven flytter gymnasium inden uddannelsesstart), Ungdommens Uddannelsesvejledning, Region Midtjylland, samt Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser.

Elevens rettigheder (og forældres/værge(r)s rettigheder, hvis eleven er under 18 år)

Retten til indsigt: Eleven og elevens forældre/værge(r) kan, jf. artikel 15 i persondataforordningen, få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om eleven/elevens forældre/værge(r), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra eleven/elevens forældre/værge(r)), og hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. Indsigten gives ved, at vi udleverer en kopi af oplysningerne.

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det.

Retten til indsigelse: Eleven og elevens forældre/værge(r) kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis elevens/elevens forældres/værge(r)s interesser i ikke at få behandlet personoplysninger går forud for Ikast-Brande Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i persondataforordningen.

Retten til berigtigelse: Eleven og elevens forældre/værge(r) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om sig selv, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i persondataforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Eleven og elevens forældre/værge(r) har ret til at begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i persondataforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer elevens personoplysninger fra optagelsesproceduren så længe det er nødvendigt af hensyn til Ikast-Brande Gymnasiums dokumentation for optagelsesproceduren, dvs. i indtil 5 år efter eleven er stoppet på gymnasiet.

Forældres/værge(r)s personoplysninger (stam- og kontaktoplysninger) opbevares, indtil eleven fylder 18 år. Hvis eleven ved uddannelsesstart² giver samtykke til, at vi stadig må kontakte forældre/værge(r), når eleven er fyldt 18 år, og forældre/værge(r) samtidig giver samtykke til, at vi må opbevare forældres/værge(r)s stam- og kontaktoplysninger, opbevarer vi forældrenes/værgernes personoplysninger, indtil der er gået 5 år efter eleven er stoppet på gymnasiet.

Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem, indtil der er gået 5 år efter eleven er stoppet på gymnasiet.

Sådan gør man brug af sine rettigheder:
Eleven/elevens forældre/værge(r) skal kontakte skolen, jf. afsnittet ”Formalia” nedenfor, og oplyse, hvilken ret, der ønskes at blive gjort brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og eleven/elevens forældre/værge(r) vil så få lejlighed til at udtale sig, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom følger forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19 - 25,

Formalia

Ikast-Brande Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor. Hvis eleven/elevens forældre/værge(r) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan gymnasiet kontaktes på mailadresse ig@ikast-gym.dk eller telefon 97153611, ligesom gymnasiets eksterne databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes.

Klageadgang

Ikast-Brande Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.

Med venlig hilsen
Ikast-Brande Gymnasium

Marianne Dose Hvid
Rektor

¹Denne orientering gives med henvisning til artikel 13 og 14 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse), herefter kaldet ”persondataforordningen”.

²De elever, der fylder 18 år inden august 2020, vil blive kontaktet af gymnasiet inden uddannelsesstart